文|袁國寶
去年年末，“阿里巴巴成為中國第一家全面嘗試彈性辦公的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)”的消息出現(xiàn)，隨后在互聯(lián)網(wǎng)上掀起了辦公方式改革的討論浪潮，并將在線辦公的討論熱度提高了一個(gè)臺階。
實(shí)際上2020年初這場突如其來的疫情已經(jīng)推動了網(wǎng)上辦公大規(guī)模的普及。釘釘，企業(yè)微信，飛書等國內(nèi)主流網(wǎng)絡(luò)辦公軟件共同迎來暴發(fā)。每日和每月的活動量都突破了新高，以至于如果某個(gè)產(chǎn)品的某個(gè)功能被卡住或崩潰，可能會立即上熱搜。
國際市場也不例外。美國辦公視頻公司Zoom去年的收入約20億美元，比2020年同期增長了3倍多。
然而隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)辦公不僅意味著效率的發(fā)展，也意味著組織鏈接的發(fā)展。
在這場由疫情引發(fā)的組織和管理改革競賽中，企業(yè)應(yīng)該如何選擇適合自己業(yè)務(wù)的在線辦公軟件？員工如何使用辦公軟件來提高工作效率？各種辦公協(xié)作工具如何更好的推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型？只有時(shí)間能解答這些。
遠(yuǎn)程辦公的歷史比你想象的要久遠(yuǎn)
1979年，為了緩解總部主機(jī)的擁堵，IBM進(jìn)行了一項(xiàng)大膽的實(shí)驗(yàn)：將終端安裝在五名員工的家中，讓員工可以在家工作，這不僅解決了主機(jī)的擁堵問題，還為IBM節(jié)省了大量辦公空間。
到了1983年，IBM有超過2000名員工選擇遠(yuǎn)程工作，這可以為公司每年節(jié)省數(shù)百萬美元的租賃成本，遠(yuǎn)程辦公已成為硅谷的一種新趨勢。雅虎等公司也紛紛效仿，在家工作已成為許多員工最期待的事情。
不過雅虎的員工在2013年被迫放棄每周40小時(shí)的遠(yuǎn)程工作機(jī)制。2017年IBM也正式廢除了遠(yuǎn)程辦公，持續(xù)了38年的嘗試結(jié)束了。
硅谷遠(yuǎn)程辦公的興起和消亡與謹(jǐn)慎的計(jì)算密不可分。研究表明，遠(yuǎn)程辦公的員工工作時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過辦公室員工，這顯然是老板們喜歡的結(jié)果，也是遠(yuǎn)程辦公普及的主要驅(qū)動力。但也有人表示：遠(yuǎn)程辦公限制了團(tuán)隊(duì)的合作效率，需要通過減少物理空間來保持團(tuán)隊(duì)的團(tuán)結(jié)。
不過遠(yuǎn)程辦公雖然在美國暫時(shí)消亡，卻在太平洋彼岸的中國市場上上演了一場大戲。
2014年春節(jié)后，陳航來到湖畔花園。
“來往”這款對標(biāo)微信的APP以失敗告終，不過陳航仍然選擇了溝通工具作為賽道，但將場景從個(gè)人社交網(wǎng)絡(luò)切換到了公司辦公室。
當(dāng)時(shí)，公司辦公室仍處于傳統(tǒng)OA的世界中，公司溝通的需求還沒有被挖掘出來。大企業(yè)通常有自己的內(nèi)部溝通工具，小公司只需要一個(gè)微信群就可以滿足他們的需求。
2015年初，陳航的團(tuán)隊(duì)正式發(fā)布了釘釘。在阿里這棵大樹的扶持下，釘釘擁有創(chuàng)業(yè)公司不敢想的資源，僅一年就覆蓋了150萬個(gè)企業(yè)組織，第二年就開始對微信進(jìn)行一系列“碰瓷”營銷，可能陳航還是有些不服氣吧。
在一線城市的地鐵站，釘釘?shù)拇蠛?bào)貼滿了入口通道，文案充滿了挑釁性?！爱?dāng)你在工作中使用X信時(shí)，你總是被瑣碎的事分心，所以你一直在加班?！薄搬斸敚尮ぷ骰貧w工作，讓生活回歸生活?！?nbsp;釘釘甚至在《南方都市報(bào)》和其他媒體上買了一整頁，以“曝光”微信的形式塑造釘釘?shù)钠放浦取?/p>
雖然早期的釘釘指向的是公司辦公室，但他們在營銷和品牌層面上仍與C端打交道，試圖通過對微信制造話題來突出他們之間的差異。在接下來的幾年里，釘釘接連打破了企業(yè)家、程序員、職業(yè)女性和其他人的圈子。這場巧妙的營銷逐漸使釘釘為公眾所知。
2016年4月，騰訊推出了企業(yè)微信，并同樣打出將“生活與工作分離”的價(jià)值觀。然而，在騰訊的認(rèn)知中，企業(yè)辦公不是與阿里的正面較量，因此企業(yè)微信在三年內(nèi)僅發(fā)展了250萬用戶。
轉(zhuǎn)折點(diǎn)是2019年。數(shù)字經(jīng)濟(jì)浪潮沖擊著每個(gè)企業(yè)的認(rèn)知，越來越多的管理者意識到傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)過時(shí)。數(shù)字經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行模式需要數(shù)字工作模式，合作效率逐漸成為一種剛性需求。
微信的張小龍也開始思考微信商業(yè)群的To B布局。在微信的公開課上，張小龍分享了他對企業(yè)微信的看法：如果將企業(yè)微信定義為公司內(nèi)部的一種溝通工具，我認(rèn)為它的場景和意義會小得多。只有當(dāng)它延伸到企業(yè)外部時(shí)，它才會產(chǎn)生更大的價(jià)值。
8個(gè)月后，在釘釘主辦的未來組織大會上，陳航在他的演講中宣布：“目前，釘釘擁有2億多用戶和1000多萬企業(yè)組織，已經(jīng)是世界上最大的軟硬件集成智能移動工作平臺?！标惡皆趤硗『?，迎來了自己的時(shí)代，阿里再次占據(jù)了一個(gè)令人意想不到的新賽道。
曾經(jīng)被外界嘲笑為“應(yīng)用程序工廠”的字節(jié)跳動在海外市場悄然推出了一款名為Lark的產(chǎn)品，并很快在中國推出了飛書；從未參與過互聯(lián)網(wǎng)戰(zhàn)爭的華為在2019年底推出了企業(yè)辦公產(chǎn)品WeLink，互聯(lián)網(wǎng)巨頭們似乎都在布局未來，只是這個(gè)未來來的太快。
疫情反復(fù)，遠(yuǎn)程辦公被迫“加速”
2020年1月，新冠疫情的出現(xiàn)改變了世界。
2月3日原本是企業(yè)復(fù)工的日子。但關(guān)閉城市、停止交通和家庭隔離的命令似乎給全國按下了暫停按鈕。廣大出不了門的上班族只能在家遠(yuǎn)程工作，在線辦公產(chǎn)品一夜之間“紅遍大街小巷”。
釘釘后來發(fā)現(xiàn)，當(dāng)天有近2億人開啟了家庭辦公模式，流量飆升了幾十倍。即使緊急擴(kuò)展10000臺服務(wù)器，它們?nèi)匀粵]有逃脫服務(wù)器宕機(jī)的命運(yùn)，幾乎就是經(jīng)歷了一場雙11。
釘釘并不是唯一一家流量激增的公司。企業(yè)微信也同時(shí)涌入數(shù)千萬的用戶，一個(gè)多月前才開放注冊的華為云WeLink，一天內(nèi)新注冊企業(yè)數(shù)量增加了50%，整個(gè)春節(jié)期間每天新增用戶超過100萬。騰訊會議、騰訊文檔也受到了極大的流量沖擊。
僅僅一周時(shí)間，在線辦公賽道就逐漸變得擁擠起來。畢竟，協(xié)作辦公平臺的門檻并不高，幾乎所有大型科技企業(yè)都有自己的內(nèi)部協(xié)作工具。內(nèi)部工具對外開放也是許多企業(yè)進(jìn)入在線辦公的捷徑。
百度的如流，京東的小易，美團(tuán)的“大象”，兩周時(shí)間與在線辦公相關(guān)的產(chǎn)品數(shù)量已經(jīng)增加到幾十個(gè)，實(shí)時(shí)通信和遠(yuǎn)程合作已經(jīng)成為企業(yè)賽道上的新出路。
這樣的情景必將在中國商業(yè)史上留下深刻的印記，也將改變外界對在線辦公產(chǎn)品的認(rèn)知。
與此同時(shí)，企業(yè)，尤其是老板，對在線辦公產(chǎn)品的態(tài)度也發(fā)生了微妙的變化。早年的中國根本沒有遠(yuǎn)程辦公這個(gè)概念，很多員工不得不忍受一，兩個(gè)小時(shí)的通勤時(shí)間，每天準(zhǔn)時(shí)到達(dá)公司。雖然有些企業(yè)比較開放，但他們只是單純的注冊釘釘或企業(yè)微信，并不用于企業(yè)的日常合作。
疫情的出現(xiàn)對在線辦公產(chǎn)生了“暫時(shí)的剛性需求”。它曾被視為雞肋產(chǎn)品，如今已悄然成為企業(yè)應(yīng)對不確定性的工具，以及幫助企業(yè)在特殊情況下維持運(yùn)營的利器。雖然疫情逐漸緩解后，網(wǎng)上辦公的討論熱逐漸減少，遠(yuǎn)程通信不再是剛需，員工也能重返工作崗位，但網(wǎng)上辦公并沒有淪為曇花一現(xiàn)，越來越多的企業(yè)保留了這種高效的合作方式。
隨著世界進(jìn)入后疫情時(shí)代，許多企業(yè)發(fā)現(xiàn)，在疫情期間，員工大部分時(shí)間在家工作，生產(chǎn)率提高，成本降低。各種企業(yè)的首席財(cái)務(wù)官都迫不及待地想計(jì)算一下，在線辦公帶來的商務(wù)旅行減少能為公司帶來多少成本節(jié)約。然而，與此同時(shí)，許多員工由于長時(shí)間在家工作而錯(cuò)過了與同事面對面交流和線下溝通的感覺。他們希望在疫情好轉(zhuǎn)后至少重返辦公室一段時(shí)間。
目前，各大企業(yè)正在努力明確哪些工作需要在辦公室完成才能創(chuàng)造價(jià)值，哪些工作可以通過在線辦公有效完成，并逐步走向新的平衡。公司知道，如果他們不提前計(jì)劃，他們的競爭對手將獲得優(yōu)勢。
此消彼長，在線辦公真的是問題的答案么？
對于遠(yuǎn)程面試、在線會議報(bào)告、一對一咨詢等工作，在線辦公也可以取得良好的效果。許多老板表示，需要團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)及其直接下屬一對一完成的大部分工作都可以在網(wǎng)上有效完成。類似團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)、信息共享和簡單決策等基礎(chǔ)工作也能在網(wǎng)上有效開展。
然而那些需要深入的知識整合、團(tuán)隊(duì)成員之間的密集對話，甚至團(tuán)隊(duì)辯論的活動很難在網(wǎng)上取得好的效果。
這些團(tuán)隊(duì)活動的有效開展需要建立在人與人之間的充分聯(lián)系和信任的基礎(chǔ)上，而通過在線遠(yuǎn)程辦公很難培養(yǎng)這種聯(lián)系和信任。
當(dāng)網(wǎng)絡(luò)辦公行業(yè)的增長結(jié)束時(shí)，整個(gè)行業(yè)已經(jīng)到了一個(gè)新的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。隨著知識管理+人工智能這一新的生產(chǎn)力要素的加入，以前在線辦公效率的上限可能會進(jìn)一步突破。
辦公工具的低層次價(jià)值在于它是一種輔助手段，典型的例子是簽到軟件，往上一層的價(jià)值在于提高效率。最高層次的價(jià)值則在于，在工具的引導(dǎo)下，它逐漸成為一種企業(yè)文化！
以簽到為例，它最起碼的目標(biāo)是減少遲到早退的問題，但深層次的目標(biāo)是培養(yǎng)守時(shí)觀念，使時(shí)間管理成為一種良性的企業(yè)文化。
智能工作平臺的意義不僅可以提高辦公效率，還有助于培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)氛圍，建立學(xué)習(xí)型組織，提高員工在知識流動中學(xué)習(xí)和成長的意識。
學(xué)習(xí)是工作場所的生命線。一個(gè)充滿學(xué)習(xí)文化的工作環(huán)境不僅可以幫助企業(yè)提高競爭力，還可以進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)的創(chuàng)新能力。隨著時(shí)間的推移，這種增長和轉(zhuǎn)型的結(jié)果可能是雙贏的。
一方面，如果個(gè)人的能力更強(qiáng)，就會有更多的機(jī)會擴(kuò)大上升空間。另一方面，對于企業(yè)來說，集體創(chuàng)新能力也可能會增強(qiáng)。在長期的創(chuàng)新下，也能為企業(yè)帶來更長時(shí)間的行業(yè)競爭力。
新冠疫情對企業(yè)老板領(lǐng)導(dǎo)力的影響是深遠(yuǎn)的。未來，企業(yè)需要能夠在兩種不同工作模式之間自由切換的領(lǐng)導(dǎo)者。
在大多數(shù)情況下，領(lǐng)導(dǎo)者需要協(xié)調(diào)和管理在線工作，包括為在線工作團(tuán)隊(duì)設(shè)定目標(biāo)、監(jiān)控進(jìn)度、促進(jìn)信息共享、保持成員之間必要的聯(lián)系等。在整個(gè)過程中，領(lǐng)導(dǎo)者需要承擔(dān)幾乎所有的一對一監(jiān)督和指導(dǎo)責(zé)任。
當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員定期聚在一起開展更深入的團(tuán)隊(duì)活動時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者需要有效管理線下的合作模式，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)完成深度知識整合，進(jìn)行創(chuàng)新，提高文化適應(yīng)度，提升忠誠度。
在這種多模式工作模式下，領(lǐng)導(dǎo)者需要在“指揮官、教練”這兩個(gè)不同角色之間不斷切換，這兩個(gè)角色的權(quán)重取決于團(tuán)隊(duì)的協(xié)調(diào)和整合程度，極大地改變了領(lǐng)導(dǎo)者取得成功所需的能力。
所以一些企業(yè)仍然更喜歡在辦公室面對面和線下工作。對于企業(yè)來說，需要一個(gè)逐步適應(yīng)的過程來面對“對于很多工作來說，在線辦公可能比在公司工作更高效”的事實(shí)。
在可預(yù)見的未來，團(tuán)隊(duì)中的大部分一對一工作和大量基礎(chǔ)協(xié)調(diào)工作將通過在線辦公完成。
當(dāng)然，企業(yè)還需要為團(tuán)隊(duì)合作提供物質(zhì)空間，使團(tuán)隊(duì)成員能夠定期聚會，面對面合作，及時(shí)打破團(tuán)隊(duì)成員日常分散的在線辦公模式，共同關(guān)注深度學(xué)習(xí)、創(chuàng)新、文化適應(yīng)等領(lǐng)域的團(tuán)隊(duì)活動。
在辦公設(shè)施方面，未來企業(yè)將維護(hù)基本的辦公基礎(chǔ)設(shè)施，當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員需要離線面對面合作時(shí)，不同的團(tuán)隊(duì)將共享這些空間。其他時(shí)候，團(tuán)隊(duì)成員將以遠(yuǎn)程在線辦公室的形式完成他們的工作，無論是在他們自己的家中還是在他們家附近的共享工作區(qū)。
老板和員工究竟是一體的還是對立的很難說的清。但是回首歐、美、日經(jīng)濟(jì)騰飛的歷史進(jìn)程，可以發(fā)現(xiàn)都出現(xiàn)了德魯克、稻盛和夫等管理大師，以及多種管理理念和制度。相比之下，中國的企業(yè)管理還沒有形成廣泛的管理概念或方法。
此前，中國的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)大多承擔(dān)國際分工，企業(yè)管理也向西方學(xué)習(xí)。今天，中國的數(shù)字經(jīng)濟(jì)和新經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，在“Z世代”年輕人和在線辦公軟件的共同作用下，一種基于中國企業(yè)實(shí)踐的管理理論可能真的會適時(shí)誕生。
到時(shí)候也許在線辦公不僅能打破時(shí)空的局限，還能模糊“老板”與“員工”的界限。